SalesforceにExcelデータを一括登録するコツ | 株式会社マッシュマトリックス

SalesforceにExcelデータを一括登録するコツ

春は新社会人になったり、転職して新しい職場に通い始めるなど環境の変化が多い季節です。新たにSalesforceに関連する業務を任された方もいらっしゃるのではないでしょうか?

そして、新しくSalesforce管理者(アドミニストレーター)やプリセールスエンジニアになった方にとっては、Salesforceをスムーズに扱えるようになる事は業務においてのキーポイントです。

Salesforceにデータを一括で登録する時、通常データローダという外部アプリを使って行うのですが、データローダは作業のステップが多く慣れるのに時間がかかることと、毎回の作業となると負担なのが難点の1つです。

実はMashmatrix Sheetには、データローダを使わずにSalesforceへデータの一括登録ができる機能があります。ExcelなどのデータをコピーしSheetにペーストするだけなので、データローダを利用するより早く一括登録が可能なのです。ここでは、既存のSheetユーザ様にも人気の高い、データ登録に関する便利な機能をご紹介いたします。


1. 取り込むデータのExcelのファイルを用意

今回は例として取引先責任者のリストを取り込みます。

Mashmatrix Sheetは、参照先レコードの名前表示に利用する項目を、外部IDなどの参照先オブジェクト内の任意の項目を選んで変更できます。この機能を利用することで、Excelからデータを取り込む際に、キーとなる項目を利用して関連付けが可能になります。

取引先責任者は取引先オブジェクトと関連していますので、今回は取引先名を取引先番号として表示させ、これをキー項目としてデータ取り込んでみます。


2.Mashmatrix Sheetの入力シートを作成する

Mashmatrix SheetはExcelからデータをコピー&ペーストするだけで、一括でデータを転記できます。まず、Mashmatrix Sheetにコピー元のExcelと同じ列項目のシートを作成します。

※Excelデータの転記などでレコードを新規登録する時は、「登録済みレコードが表示されていないシート」を新規登録専用として用意しておくと便利です。

以下の動画をご参照ください。 

【TIPS動画】新規登録用のシートを作成しよう


3.取引先番号を「名前として表示する項目」に変更する。

初期設定では、参照項目には参照先オブジェクトの名前が表示されるようになっています。今回は、取引先名ではなく取引先番号を「名前として表示する項目」として表示させたいので、設定を変更をします。

  1. 取引先:取引先名 列の列ヘッダメニュー > 設定 をクリック
  1. オプションタブを開き、名前として表示する項目に取引先番号を選択する。
  2. キーワード一致条件と並び順を選び(任意)、保存をクリックする。

4. Excelからデータをコピー&ペーストする。

Excelからデータをコピーし、Mashmatrix Sheetのシートにペーストします。

ペーストする際は「新規レコードを追加」をクリックし、追加されたレコードのセルにCtrl + V (macOSの場合はCommand + V) キーでペーストをします。保存をクリックするまでは自由に編集することができます。


5.参照関係の項目を確認します。

取引先名列に「取引先番号」が入力され、参照項目として関連付けられています。(下画像赤枠)


6.データを保存する

画面右下にある保存ボタンをクリックし、保存します。


以上のステップで全ての操作が完了です。

データローダを使わずにExcelデータを一括登録できることで、定期的に行うデータ取り込み作業などの負担が軽減しますので、ぜひ試してみてください!

Salesforceで顧客情報や商談情報などを一元管理するメリットは大きいので、組織に定着させるためにも肝心のデータの入力や編集作業をスムーズに行いたいですね。Mashmatrix Sheetは、SalesforceデータをExcelライクに閲覧編集できるアプリなので、特別な研修を受けなくても、誰でも直感的にSalesforceを扱うことができます。アドオンツールを効果的に使い、業務の効率化を行ってみてみませんか?

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