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導入事例

事例紹介インタビュー | 株式会社Viibar

経費、工数入力の課題をクリア!「Sheet」と「TeamSpirit」で正確な収益予測を達成

管理部兼経営企画 マネージャー 山本貴之様  管理部 倉川拓巳 様

導入前の課題

  • 経費や工数など入力する明細数が多いため、Salesforceの標準画面では作業に手間がかかることが見込まれた。
  • 現場メンバーはExcelシートでの明細処理に慣れており、システム改編後もExcelと同じような操作感が求められた。
  • プロジェクトの現場はMacOS、管理側はWindowsOSを使用していたので、複数のOSに対応しなければならなかった。

導入効果

  • 明細数が多くても、画面を切り替えずそのまま一括編集が可能になった。
  • システム改編後もExcelライクに明細を一覧で把握でき、編集もすぐできるようになった。
  • 現場と管理側の環境の違いを意識せず、同じシステムを使えるようになった。

案件の採算確認ができず、収支の着地見込みが分からなかった。

- 御社の事業について教えて下さい

山本:5Gの普及による通信の高速化、大容量化が進み、動画というツールが人々の日常生活の中により浸透し、その活用シーンが今後益々拡大すると考えられている中、Viibarは「動画の地平をひらき、世の中をポジティブに。」をミッションに掲げ、技術と新しい仕組みで企業、個人の様々な動画活用を支援しています。
具体的には「動画サービス」として、企業向け動画制作事業、企業向け動画広告事業、メディア向け動画事業、ライバーサクセス事業を展開しています。また「動画SaaS」では動画制作工程の管理ツールVyncの提供を行っています。

- Mashmatrix「Sheet」の 導入の経緯について教えて下さい

山本:弊社ではSalesforceで受注・検収・請求の管理を行い、合わせてTeamSpiritで経費精算、勤怠管理、プロジェクトの工数入力を行っております。しかし事業規模を拡大するにつれて、いくつか課題が出てきました。

まず1つ目は、受注時の採算性の確認が適宜行えていなかったことです。当時は、受注前の原価の見積情報を担当者のExcel・スプレッドシートで管理していたので、管理側で原価情報の適宜確認ができませんでした。そのため、結局案件が終わった後でないと収支が分からないという状態に課題を感じていました。

2つ目の課題は、案件の採算確認ができないため、収支の着地見込みが分からなかったことです。動画制作は3ヶ月や半年位の時間がかかることもあるので、制作が終わるまで着地見込みが分からない事は大きなリスクでした。正確に言いますと集計したら分かるのですが、SalesforceとTeamSpiritの情報連携がうまくできていないが故に、月次締め後でないと情報を追えなかったのです。

そこで、この課題を解決するためにSalesforce機能追加プロジェクト(実行予算プロジェクト)を立ち上げました。

追加した機能は大きく2つです。
1つ目は、SalesforceからTeamSpiritへ情報を渡す機能です。まず、Salesforceにプロジェクト原価の予算情報を入力する項目をもたせます経費精算時に予算情報を再利用できるよう、SalesforceからTeamSpiritに予算情報を連携させる機能を追加しました。
2つ目は、TeamSpirit からSalesforceへ情報を渡す機能です。精算時に、金額・費目の修正が入ることを経て実績情報となります。この実績値をTeamSpiritからSalesforceに適時反映するような機能を追加しました。

新たな3つの課題を全て解決できるのが『Sheet』でした。

しかし、そこでUI上の問題が3つ出てきました。
1つ目は、予算情報の登録・変更の煩雑さです。経費や工数などの予算情報を入力する際、Salesforceの標準画面だと画面をひとつひとつ開いてから編集する必要があるため、作業に手間がかかることが想定されました。

2つ目は、一覧性の欠如です。現場担当者は今までExcel・スプレッドシートを使って予算情報を一覧で見ており、Salesforceの標準画面だと表現ができません。一覧性が失われることに現場担当者の強い不満が出ることが想定されました。Excelと同じような操作感があり、明細を一覧で把握できることと、細かな変更が発生した際には編集がしやすいという点も求められました。

3つ目は、複数OSへの対応です。上記2つの問題を解決するアプリを探す際、現場担当者はMacOS、管理側はWindowsOSを利用しているため、両方のOSに対応するアプリを探す必要があります。

これらの問題を解決できるアプリを探していた所、全てクリアしていたのが『Sheet』でした。

現場担当者目線ですと登録・更新する情報は増えますので、負担軽減が重要なポイントでした。使い慣れているExcel・スプレッドシートの操作感と似ている『Sheet』であれば、大きな違和感なく、現場担当者に受け入れられると確信しました。

最新の進捗情報は『Sheet』で登録して「TeamSpirit」へ連携。二度手間をなくした!

- 実行予算プロジェクトについて詳しく聞かせていただけますか?

山本:実行予算制度は、建築業界で使われているもので、請負工事における収支の予実管理を行う目的があります。動画制作は請負契約であり、予実管理の重要性も同じです。そこで、予実管理の仕組みを実行予算と呼ぶこととしました。
管理上の課題に関しては前述のとおりですが、要は案件予実情報の一元管理をタイムリーに行いたかったのです。その上で、既存の機能はそのまま活かしつつ、足りない機能を追加開発し、非効率な作業の削減を図っています。

たとえば、今まで現場担当者がExcel・スプレッドシートで管理していた原価情報は、精算の際、TeamSpiritに再度入力して、精算を行う必要がありました。この点について、案件進捗に合わせて、最新の進捗情報を『Sheet』で登録・更新しておけば、TeamSpiritに連携されますので、二度手間がなくなります。

また、予実情報がSalesforce上で一元管理された事により、既存機能であるレポート機能を使えば、加工・集計の手間なく、ほぼそのまま経営レポートとして展開することが可能になりました。

倉川:テスト時、移行時にも『Sheet』は非常に役に立ちました。
今回のシステム改修をユーザに公開する前にテストを行った際、そのテストパターンは、結構多くなりました。そこで、テストパターンをあらかじめExcelで用意しておきました。そしてテスト実施の際に、それをそのまま『Sheet』経由でデータを貼り付けて用意できたので、副次的ではありますがとても助かりました。データ移行時にも、ユーザに移行したいデータをExcelで作ってもらいましたので、同様の方法でスムーズに移行作業が行えました。

導入までのプロジェクト期間も長かったのでとても大変でした!

- 今後のMashmatrix「Sheet」の活用方法について、考えていることはありますか?

山本:今は主に入力のアプリケーションとして使っているのですが、分析にも利用できたらと思っているので、関数や集計ができると良いですね。あと、移動中に内容を確認することもあるので、モバイルやタブレットでの閲覧編集ができるとさらに良いかなと。そういったニーズもこれから出てくるのかなと思います。

一度に複数オブジェクトのデータを一覧、一括入力できる機能がとても有効でした!

- 最後に、Salesforceユーザーの方へ「Sheet」のおすすめポイントを教えてください

山本:『Sheet』は複数オブジェクトをいっぺんに見られるのが便利ですね。合わせて、新規作成、修正できる点が複数オブジェクトをまたがってできるので、非常に優れているなと感じています。

もともとSalesforceは営業管理のツールですが、カスタムオブジェクトを使ってどんどん拡張できることが特徴的です。弊社では、商談に紐付ける形でプロジェクトを管理しているのですが、そのようなカスタマイズをしているとオブジェクトの数が多くなり階層も深くなりがちです。ですので、一度に複数のオブジェクトのデータを一覧して一括で入力更新ができる『Sheet』は弊社にはとても有効でした。なので、同じように複雑なオブジェクト構成になっている組織では『Sheet』を活用できるのではないかと思います。

また、『Sheet』はあくまでツールであるので、いかに使っていくかの構想を練ることが一番重要だと考えています。弊社のシステムのあるべき姿を想像した上で、ちょうど当てはまったのが『Sheet』でした。『Sheet』は使えば使うほど非常に使い勝手が良く、導入して良かったと思います。うまくハマりましたね!

会社名称: 株式会社Viibar

URL: https://viibar.com/

事業内容: BtoB動画サービスの提供

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