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導入事例

事例紹介インタビュー | 株式会社ニューズピックス

“Salesforce活用マイスター”が惚れた!基幹システムのデータもスピーディーに一括処理

株式会社ニューズピックス 経営管理部/部長 蒲原慎志様

導入前の課題

  • Googleスプレッドシートが増えて、最新データが行方不明に。
  • 複数のオブジェクトが階層構造になっているので、確認や更新作業に時間がかかっていた。
  • 月末に大量発生する申請の承認処理を、標準機能で一件一件行うのは作業負荷だった。
  • データローダを使って月次の登録作業を行なっていたが、煩雑なため負担だった。

導入効果

  • 直接Salesforceのデータ編集できるのでレポートのエクスポートが不要に!一元管理が達成できた。
  • 3つのオブジェクトをまたいで1つのシートで表示できるように。更新作業が効率化された!
  • 「一括承認機能」を利用し一括処理に成功!承認申請にかかる時間が大幅減。
  • 登録作業もデータのコピペで一括登録!作業が楽になり、データローダを使わなくても作業完了。

Spreadsheetが増殖!最新データがどれか分からなくなり、一元管理が乱れてしまった

- 御社の事業について教えて下さい

事業内容は、ソーシャル経済メディア「NewsPicks」の運営・開発です。ただ、事業領域は広がっています。BtoC領域では、サブスクリプションを始め、NewSchoolというプロジェクト型のスクール事業やNewsPicks Publishingとして書籍の出版機能を持ち、自社で制作・販売をしています。BtoB領域では、広告事業やNewsPicks Enterpriseを扱うサブスクリプション事業があります。
また、NewsPicks Studiosという子会社があり、「The Update」や「Weekly Ochiai」等、動画の経済番組を制作し配信もしています。

- Mashmatrix「Sheet」の 導入の経緯について教えて下さい

NewsPicksでは、事業全体の基盤としてSalesforceを運用しています。売上も費用もSalesforceで管理しているので、CRMというよりは基幹システムのような位置付けです。売上は、受注管理から売上計上まで、費用は、発注・支払管理から費用計上まで、全てSalesforceで管理しています。規模の割に事業の数が多いことが特徴です。そのため、Salesforce上で管理するデータの種類も数も増えており、データ登録も更新も、とにかく管理が大変になっていました。また、事業成長とともにSalesforceの利用者も増え、さらに様々な職種の人が、それぞれの立場で使うようになりました。そのため、情報登録や更新の効率化が解決すべき課題として、優先度が急速に上がりました。

社内では文書管理は主にG Suiteを使っているので、Salesforceでも、「Spreadsheetのように使いやすいものが欲しい」とよく言われていました。従来、必要な情報は、Salesforceのレポートをエクスポートして加工するようになっていた結果、どんどんSpreadsheetが増え、どのシートの情報が最新なのか、誰が何を参照しているのか等が分かりにくくなってしまいました。そのような課題を解決できるツールを探していた時に出会ったのが「Sheet」でした。

オブジェクトをまたいで更新できるところが最高!

- 御社の業務内容において特徴的にMashmatrix「Sheet」が使われているところを教えて下さい

まず1つ目は、マスタ情報の更新の際に使っています。Salesforce上に多様なマスタ情報を持っているので、常に最新状態を維持するために更新する必要があります。また、オブジェクトは標準とカスタムを組み合わせて作り込んでいるのですが、「Sheet」では、Salesforceの階層構造をうまく表現できるのがすごく良いです。オブジェクトをまたいで更新できるところが最高ですね!設計思想として、1:nの多段構造をかなり作ってきたので、そこに「Sheet」が見事にマッチしました!

具体的にいうと、標準の「取引先」の下に、カスタムオブジェクトで支払い先の口座情報を持つための「支払マスタ」があります。取引先の口座情報は意外と変更が多いので、反映漏れがないようにしたいのですが、ここも階層構造であるため、確認・更新が手間になっていました。ただ、お取引先の大切な情報ですので、効率を上げながらも品質をしっかり担保する必要があリます。そこで、「取引先」と「支払マスタ」の階層構造を「Sheet」を使って一覧表示させ、漏れなく、確実に更新できるようにしています。
さらに、「支払マスタ」の下には、発注と支払を管理するカスタムオブジェクトがあり、この3つのオブジェクトもまた1つのシートで管理しています。日次、月次の発注・支払管理を個別のレコード単位ではなくシート単位で管理できるので、とても便利です。

2つ目としては、弊社では売上計上の数字作りまで Salesforceでやっています。受注が確定し役務提供まで完了した後の数字の確定をする作業をしているのですが、今までは、1レコードずつ開いて売上確定にチェックという処理をしなければいけませんでした。
今は、当月月次で計上対象となるものを「Sheet」で一覧化してスピーディーに確定処理ができています。また、予実の面からも「本当にこれが今月の計上対象なのか」といった点を、マネジメント視点と現場視点のダブルで抜け漏れのチェックをしています。その場で同じ情報を見て判断した結果として売り上げ確定ができるため、精度が上がり、スピードもすごく向上しました。

ほんとにストレートに『なぜ早く「Sheet」に出会わなかったんだ!』の一言につきますね

3つ目として、承認をまとめて行う際に「Sheet」の一括承認機能を利用しています。
弊社は、Salesforceの中に承認プロセスやワークフローを多く組み込んでいて、「発注の承認」「支払の承認」「見積の承認」「受注の承認」など、あらゆる承認をSalesforce上で行っています。さらに、各種マスタデータを登録する際にも、データを反映する際にダブルチェックのために、承認プロセスを踏んでいます。

承認者側ができるだけクイックに確認できるようにSlack通知も取り入れていますが、月末になると処理件数が膨大になるので、標準機能のまま一件一件処理を行うのは作業負荷が高く困っていました。「Sheet」を使うことで承認をまとめて一括処理できるので、フル活用しています。油断すると承認処理が月中でもたまってしまいますが、その時も「Sheet」を利用して効率良く承認処理を行うことができるので、とても助かっています。

最後に、Salesforce上で支払情報も管理しているのですが、毎月の月次決算対応では、一度に数百件のレコードを投入しなくてはいけない業務もあります。従来は、データローダを使って一括登録をしていたのですが、「Sheet」を使えば「Sheet」上で一括登録ができ便利ですし、階層をまたいで登録ができます。そういった部分の強みやメリットはすごく享受していますね。

ほんとにストレートに、「なぜ早く出会わなかったんだ!」の一言につきますね。もっと...もっと早く出会いたかった!そればっかりですね。(笑)

業務プロセスの中の一部として「Sheet」が入ってくる形に進化させていきたい

- 今後のMashmatrix「Sheet」の活用方法について、考えていることはありますか?

まず1つ目として、各レコードの詳細画面に「Sheet」で作成したシートを配置できる「シートの埋め込み」機能をさらに活用していきたいです。

Salesforceを基幹システムとして業務プロセスの最初から最後まで通して使っているので、各業務プロセスにより使う人が分かれています。そのため、レコードタイプを細かく分けながら、各業務プロセスでメインに使う人たちのために、埋め込まれるシートの形を最適化したいと思っています。

できるだけそのレコード画面の中で業務プロセスがシームレスに流れるように、各自が「今見るべきもの」「更新すべきもの」に集中できるような埋め込みにしたいと考えています。Salesforceと「Sheet」が分かれているのではなく、業務プロセスの中の一部として「Sheet」が入ってくるような形に進化させていきたいですね。

もう一つは、MRR(月次定期売上)などの指標となる数字データのアウトプット(出力)側での活用も強化していきたいと思っています。現在は主にデータ入力や更新の効率化として「Sheet」を使っており、これは完全にフィットしているので、 次はアウトプットとそれによる意思決定というところに対しても踏み込んでいきたいという構想があります。

- Mashmatrix「Sheet」への要望はありますか?

弊社では、Salesforceに基幹としてたくさんのデータが入っているので、データの活用という面でも使っていきたいです。ですので、レポートとしてデータの集計ができるようになると嬉しいです。アウトプット側としても活用できることで、今後意思決定ができるようになることが「Sheet」への期待です!

「Sheet」に出会った方は、「なぜこれを知らなかったんだろう!?」と感じると思います

- 最後に、Salesforceユーザーの方へ「Sheet」のおすすめポイントを教えてください

弊社の使い方が特徴的かもしれませんが、どんな組織にでもお勧めできると思っています 。Salesforceでもフローやアクションを使って業務プロセスの効率化ができるようにはなっていますが、社内への浸透や展開を考えると、より分かりやすいUI/UX が機能としても大事になると思います 。そういう意味では企業形態や設計思想に関わらず、導入をオススメできます!

本当に『もっと早く「Sheet」出会っておけばよかった。』この言葉につきますね!「Sheet」に出会った方は、「なぜこれを知らなかったんだろう!?」と感じるんじゃないかと思います。

Salesforceも作り込めば作り込むほど構造が複雑になり、結果、利用者にとって使いにくくなったり、わかりにくくなったりする傾向があります。それが「Sheet」を使うことによって、構造を意識せずに使えて、しかも裏側のしっかりした部分を担保できる。その両面取りができるのが最高の価値かなと思っています。みんなハッピーにしかならない!最高のアプリです。

実は、利用者側からは「神ツールだね!」という声が上がっていました。それほど「Sheet」による効率化の度合いがすごいんです。現場にも管理者にも両方から喜ばれること間違いなしですよ!

- どうもありがとうございました!

会社名称: 株式会社ニューズピックス

URL: https://corp.newspicks.com/

事業内容: ソーシャル経済メディア「NewsPicks」( https://newspicks.com )の運営・開発

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