導入事例

- 御社の事業について教えて下さい

K.I.様：弊社は、50年以上にわたり、主に医療福祉系国家試験の対策と大学教育のアシストを行っている、医療福祉教育業界のリーディングカンパニーです。医科・歯科・看護・福祉領域の国家試験対策の動画教材や模擬試験、書籍の出版等を展開しています。医師国家試験向けの模擬試験の受験者数は年間のべ3万人に上り、ほぼすべての医師国家試験受験生が利用するサービスとなっています。

データローダを使った受験生情報の登録、更新は負荷が高かった

- 「Mashmatrix Sheet」の導入の経緯について教えて下さい

K.I.様：約5年前に、受験生や学校法人に対する営業活動・商談の管理を目的としてSalesforceを導入しました。その後、2、3年前から顧客データ管理での利用も始めました。在宅勤務が定着してきたことで、個々の社員が持つデータをSalesforceに一元管理する必要があったからです。
当初は、データローダを使ってSalesforceにデータ登録や一括編集をしていたのですが、データローダは操作のハードルが高く、利用できる社員が限定されてしまうことが課題となっていました。当面は、SalesforceとExcelの連携ツールを導入して作業にあたっていたのですが、サービスが終了となったため、代替ツールを探していました。

元々Excelを利用して業務を行うことが多く、表形式のUIや仕様に慣れていたので、ExcelのようにSalesforceへデータ入力できるツールを探していたところ、システム構築を依頼しているベンダーからMashmatrix Sheetを紹介いただきました。早速トライアルを開始したところ、とても使い勝手が良かったため導入を決定しました。

現在では、医科、看護、福祉領域においてMashmatrix Sheetのライセンスを追加し、領域横断で活用しております。

1時間かかっていた受験生情報の登録がわずか1分に！

- 「Mashmatrix Sheet」を使ってみて、特に優れていると思った点はありますか？

K.I.様：まずは、Salesforceのリレーションをまとめて表示できるのが良いですね。
受験生や大学の情報をシート上から一括更新できるのも便利です。データローダを使って一括編集しようとすると、マッピングなどの操作が必要なため、作業に1時間ほどかかっていました。Mashmatrix Sheet を利用してからは、同じ作業が1分もかからず完了するので、効率が格段に上がりましたね。使い慣れたExcelのようにSalesforceを操作できるので、メンバー自身が自主的にデータの登録や編集を行えるようになったこともメリットです。

M.K.様：受験生データの入力や更新作業は毎日行っていて、多い時は1日100件以上あるため、かなりの時間をかけて作業していました。Mashmatrix Sheetを利用することで、他のメンバーにも作業を手伝ってもらえるようになったので、作業負荷は半分ぐらいに減ったと感じています。

K.I.様：あとは、料金が手頃なので導入がしやすかったことも利点ですね。そのため、医科や看護など別の事業部への展開もスムーズにでき、多くの社員の作業効率化に繋がりました。

全国統一模試で利用するマークシートなどの発送業務を効率化

- 御社の業務内容において特徴的に「Mashmatrix Sheet」が使われているところを教えて下さい

M.K.様：私は主に医科で営業事務の業務を担当しています。年に数回ほど全国の大学で模試が行われる際に、冊子やマークシートを発送する必要があるので、その管理にMashmatrix Sheetを活用しています。大学ごとの「受験者数」「配送日」「模試の実施日」などの情報を一覧で表示することで、状況をすぐに把握し、追加情報があれば直接更新できるようにしています。Salesforceの標準画面では、各大学のレコードを一件ずつ開いて、編集しなければならないので手間がかかっていました。Mashmatrix Sheetなら、シート上から一括処理できるので、作業効率が大幅にアップしました。

発送管理だけではなく、大学からの入金チェックもシートで管理しています。「入金額」や「入金日」「振込期限」などを一覧で確認できるので便利ですね。

「Mashmatrix Sheet」を取り上げられたら仕事ができません！
というほど頼りにしています

M.K.様：受験生の情報を管理する用途としても活用しています。模試は年に数回行われるので、その都度「受験者名」「申込日」「いつの模試を受験したか」などの情報一覧画面から入力、更新しています。
また、割り振られている受験番号を各学生のSalesforceレコードに入力する必要があるのですが、何百名分もの受験番号を、Salesforceから一件ずつ入力していくのは、作業効率も悪いし、ミスも出やすくなります。Mashmatrix Sheetを使ってシート上に受験番号を一気に貼り付けるだけで登録が完了できることは、驚くほど簡単です。おかげで作業が本当に楽になりました。

「Mashmatrix Sheetを取り上げられたら、私は仕事ができません！」というくらい、頼りにしていますし、重宝しています。

K.I.様：Salesforceに項目を作らなくても、シート上だけで有効な項目を作成できるのも便利ですね。請求書などの帳票出力のチェックや配送状況の確認で利用しているのですが、現場サイドで一時的に項目を作成し、柔軟に対応できることにもメリットを感じています。

M.K.様：そうですね、発送に関するちょっとしたメモをシート内に残しています。項目として継続的に必要ではないけれど、一時的に情報を残しておきたい時に重宝しています。

医科だけでなく看護や福祉領域でも活用を進めていきたい

- 今後の「Mashmatrix Sheet」の活用方法について、考えていることはありますか？

K.I.様：医科ではずいぶん活用できているので、他の領域でもっと活用の幅を広げていきたいです。

M.K.様：各学生の情報をSalesforceに登録する際に、UPSERTの機能（データの新規登録と更新が同時にできる）を活用して、業務をさらに効率化できればと考えています。

研修なしで現場ユーザに定着！社内での教育コストが抑えられることがオススメ

- 最後に、Salesforceユーザの方へ「Mashmatrix Sheet」のおすすめポイントを教えてください

K.I.様：Excelに慣れている人なら、特に研修をすることなく、そのままの感覚で利用できるのが良いですね。社員向けの教育・研修という部分で時間も含めたコストを抑えることができます。
実際に社内のユーザが、Salesforceを本当に手軽に操作できるようになりました。

また、データを一括で更新することが多い業務を担当されている方には、かなりオススメです！弊社では、どうしてもシステムに詳しい一部のユーザに負担が偏ってしまいがちだったのですが、Mashmatrix Sheetのおかげで双方の負担が軽減しました。

- ありがとうございました。