【Salesforceのデータメンテナンス、こんなお悩みありませんか？】
- 非効率な手作業
「取引先」の住所変更時、関連する「取引先責任者」を一件ずつ手動で更新するのに手間がかかる - データが古い
古い住所や担当者情報がSalesforce内に混ざり込んでいて、データ品質の低下が起きている - データローダが面倒
一括でデータの編集を行う際に、エクスポートとインポートが煩雑なデータローダの作業に時間をかけたくない
本ブログでは、Mashmatrix Sheetを活用したデータメンテナンスの方法をご紹介します。Mashmatrix Sheetを使えば、複数オブジェクトのデータを一画面で表示し、コピペで一括編集できるので、データメンテナンスのスピードが格段に上がります。データローダなどのツールを使う必要もありません！
※オススメ記事：Salesforce管理者業務をスムーズに！Mashmatrix Sheetでデータのチェックやメンテナンス作業をスピードアップ
目次
1．なぜSalesforce標準機能ではデータメンテナンスが面倒なのか？
① レコードを一件ずつ開く手間と画面遷移の多さ
Salesforceで各レコードの詳細（項目）を確認・更新するためには、一件一件レコードを開く必要があります。そのため、多数のレコードを確認するとなると、表示されるタブが増えてしまい、どのデータを見ていたのか分かりにくくなってしまいます。
②関連オブジェクトのデータ確認で、画面遷移が多く発生する
Salesforceには「取引先」「商談」「見積（カスタム）」などのオブジェクトがあり、それぞれのオブジェクトが紐づいて多段階で構成されています。そのため、レコードの内容を確認するために、オブジェクトを辿る（潜る）必要があり、どうしても画面遷移が増えてしまいます。
③データローダを使った一括更新が煩雑で面倒
データを一括で更新する場合、データローダを用いてSalesforce内の情報を一旦エクスポートし、編集してからインポートするという方法があります。しかし、データローダの操作はステップが多く、作業が煩雑なのが難点です。
2．【解決】Mashmatrix Sheetがデータメンテナンスに強い理由
① Excelライクな操作感で「一覧から直接編集」が可能
Salesforce標準機能では、各レコードを一件一件開いて編集する必要がありますが、Mashmatrix Sheetではその必要はありません。
- ExcelやGoogleスプレッドシートと同じ感覚で、Salesforceデータを一覧画面上から直接データ編集できます
- 大量のレコードからデータの抜け漏れや不整合をすぐに発見できます
- 複数項目の値をまとめてコピペし一括編集が可能です
レコードを開くためのクリック操作が激減するため、操作のストレスが軽減します
＼【動画】Excelライクなコピペ編集のデモ／
② 「連動シート」で関連オブジェクトのデータを一画面で同時編集
Mashmatrix Sheetの「連動シート」機能を使えば、「関連するオブジェクトのデータ」の同時確認・更新もスムーズです。
- 親オブジェクト（例：取引先）の一覧から、関連する子オブジェクト（例：取引先責任者）のデータも同じ画面内に表示できます
- 複数のオブジェクトを跨いで関連データを一括で確認・更新できるため、画面遷移が減り、作業効率が上がります
＼【動画】関連オブジェクトのデータも芋づる式にひっぱり出す「連動シート」／
③ データローダ不要！リアルタイムで一括更新が完了
Mashmatrix Sheetは、Salesforce内のデータを直接編集できるため、データローダは使わずにリアルタイムにデータの一括更新が可能です。
3．【実践】連動シートを使った「取引先・取引先責任者」住所一括更新の手順
今回は、取引先の住所変更があったため、Salesforce上の「取引先」に関連する「取引先責任者」の住所を変更するという業務を想定して進めていきます。
ここでは、「取引先」と「取引先責任者」オブジェクトのデータを効率的にメンテナンスするために、Mashmatrix Sheetの『連動シート』機能を利用します。（※「連動シート」は複数オブジェクトのデータを一画面上に連動表示できる機能です。）
【作業の流れ】
- 「取引先」シートを作成する
- 「取引先責任者」シートを連動シートとして追加する
- 取引先の住所を変更し、取引先責任者の住所を一括編集する
1．「取引先」シートを作成する
1．まず、「取引先」のシートを作成する
新しいブックを作成 > 「取引先」を選択
2．次に、住所の項目列（郵便番号、都道府県、市区郡、町名・番地）を追加する
列ヘッダメニュー（▼）をクリック > 列を追加（＋）> 「郵便番号」「都道府県」「市区郡」「町名・番地」を選択 > 追加をクリック
「取引先」シートができました！
2．「取引先責任者」シートを連動シートとして追加する
1．シート右上にある（＋）ボタンをクリックし、「連動シートを追加」を選択
2．連動シートとして追加したい関連オブジェクトを選択する（ここでは「取引先責任者」を選択）
作成をクリックすると、画面が２分割され上部に「取引先」下部に「取引先責任者」のシートが表示されました。
このシートは「取引先」シートで選択されているレコードに関連している「取引先責任者」の情報が連動表示されるようになっています。一画面上で関連データを確認、編集できるので、面倒な画面遷移におさらばできます！
3．「取引先責任者」シートに、住所の項目列（郵便番号、都道府県、市区郡、町名・番地）を追加する
列ヘッダメニュー（▼）をクリック > 列を追加（＋）> 「郵便番号」「都道府県」「市区郡」「町名・番地」を選択 > 追加をクリック
列が追加されたら、「取引先」「取引先責任者」シートの住所項目の並び順を同じにしておいてください（下画像参照）
3．取引先の住所を変更し、取引先責任者の住所を一括編集する
では、住所を一括更新していきましょう！
1．「取引先」の住所を新しいものに変更する
「取引先」シートに表示されている住所項目を、画面上から編集します
2．入力した新住所の値をコピーし、「取引先責任者」の住所にペーストする
お馴染みのExcelのように、項目値をコピペするだけです
3．メンテナンス完了！
取引先の移転に伴う「取引先」と「取引先責任者」の住所変更の作業が完了しました！
画面遷移がなく、データ登録もコピペ操作のみだったので、作業が大幅に効率化されました。
Mashmatrix Sheetを活用して、Salesforceをもっと便利に！
ご紹介したのはMashmatrix Sheetの機能のごく一部ですが、これだけでも、データメンテナンスの作業スピードが変わることを実感いただけたのではないでしょうか？
Mashmatrix Sheetは、Salesforceの作業ストレスを軽減し、効率性を格段に高めるための必須アプリケーションです。業務効率化にお悩みであれば、まずは1ヵ月無料トライアルでその操作性をぜひお試しください！
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