こんなお悩みはありませんか？
- Salesforce Experience Cloudで、売上管理を行うためのパートナーポータルを構築したが、利用率が低くて困っている
- 結局「月次報告のExcel」をメールで個別に受け取っている
- 代理店の担当者から「報告入力が大変」」という声が上がっている
代理店の販売状況の可視化や売上予測の精緻化など、リアルタイムでの正確な情報共有を期待して導入したExperience Cloud。しかし、いざ運用を始めると「入力のハードル」という高い壁にぶつかり、投資対効果（ROI）が十分に得られないケースが少なくありません。代理店担当者が求めているのは、「日々の報告業務を数分で終わらせることのできる、圧倒的な入力のしやすさ」です。
本記事では、SalesforceのデータをExcelのように直感的に操作できる「Mashmatrix Sheet」を活用し、代理店担当者の入力負荷を下げることで、ポータルの利用率とデータの鮮度を同時に引き上げる方法をご紹介します。Experience Cloudで代理店（外部パートナー）の案件管理や情報共有を行っている場合にオススメです！
目次
1．Experience Cloudとは？
「Salesforce Experience Cloud」（旧 Community Cloud）は、社外のパートナー企業や顧客と、Salesforce上のデータを直接共有・連携するためのプラットフォームです。自社専用のポータルサイトを構築し、外部ユーザーにログイン権限を与えることで「情報の分断」を解消する役割を担っています。
外部パートナーと「リアルタイム」に繋がる基盤
通常、社外とのやり取りは電話・メール・Excelの送受信になりがちですが、Experience Cloudを活用することで以下のような連携が可能になります。
- 案件進捗の共有： 代理店が獲得した商談の進捗をメーカー側がリアルタイムに把握する
- ナレッジの展開： 最新の製品マニュアルや販促資料をポータル上で共有する
- セルフサービス： 代理店の担当者自身が住所変更や問い合わせ登録を行い、事務工数を削減する
投資対効果（ROI）の鍵は「データの鮮度」にある
Experience Cloudを導入する最大の目的は、「現場の一次情報が、タイムラグなしでSalesforceに蓄積されること」にあります。データが集まれば、正確な売上予測が可能になり、迅速な経営判断ができるようになります。しかし、この「データが集まる」という大前提が、多くの企業で最大のボトルネックとなっているのが現実です。
2．なぜ利用されない？Experience Cloudの利用率を下げる「3つの壁」
1．「入力のやる気を削ぐ」操作のハードルの高さ
Experience Cloudにデータを入力する際、最大のネックとなるのが操作負荷の高さです。 標準コンポーネントのリストビューでは、インライン編集（一覧上での直接編集）に一部制約があります。そのため、複数の案件を更新する場合、「レコード詳細を開く」→「編集・保存」→「一覧に戻る」という画面遷移を何度も繰り返さなければなりません。
代理店の担当者全員がSalesforceの操作に慣れているわけではありません。操作のハードルが高いことがストレスとなり、結局使い慣れたExcel管理に逆戻りしてしまう大きな要因となります。
2．「自社のExcel管理」と「メーカー側への報告」の二重管理
操作負荷が高いと、代理店担当者は「自社の案件管理は手元のExcelで行い、メーカー側への報告時だけExperience Cloudにログインする」という二重管理に陥ってしまいます。
その結果、「週末にまとめて報告しよう」といった後回しが常態化し、情報の共有に大きなタイムラグが生じます。リアルタイムな進捗把握を期待してExperience Cloudを導入したはずが、担当者にとってこの転記作業は大きな「手間」でしかないうえ、メーカー側には常に「鮮度の低い情報」しか集まらないという悪循環に陥ってしまいます。
3．データ入力は「メーカー側への報告」= 義務
データ操作にストレスを感じている環境では、代理店担当者は入力を「メーカーへの報告＝やらされる作業」と捉えてしまいます。
標準機能であるリストビューは、データの抽出を行うために権限が必要となるため、自由度が低いです。そのため、自分が入力したデータを自らの営業活動の振り返りや分析に活かしにくくなり、入力することのメリットを感じられず、モチベーションが維持できません。
では、これらの『壁』を取り払い、代理店担当者が自ら進んで入力したくなる環境を作るにはどうすればよいのでしょうか？ その答えが、Experience CloudにExcelの操作性をもたらす『Mashmatrix Sheet』の活用です。
3．Experience CloudでMashmatrix Sheetを利用するメリット
メリット1.「入力のハードルを下げる」Excel感覚のデータ操作
Mashmatrix SheetはExcelのようにデータを入力・閲覧・編集できるアプリケーションです。まずはExperience CloudサイトにMashmatrix Sheetを配置したこちらの動画をご覧ください。
使い慣れたExcelのようにSalesforceデータを操作できるので、誰でも直感的にデータの入力や編集が可能になります。データ入力に対する心理的なハードルが大きく下がるため、Salesforceに慣れていない代理店担当者でも、迅速かつ正確にデータを提供できるようになります。結果として、ポータルの利用が促進され、Salesforceに蓄積されるデータの鮮度と精度も向上します。
項目の一括編集（コピー＆ペースト）や、レコード（行）の複製にも対応。 複数案件のステータス更新も数秒で完了します。「フィルタ」や「ソート」機能で自分自身の案件を管理、分析しやすくなるため、入力作業は「報告」から「自分のための管理」へと変わります。
メリット2. 「必要な情報を１画面に集約！」親・子・孫データを連動表示
Salesforce（Experience Cloud）はオブジェクトが階層構造（親子関係）になっているため、深い階層のデータにアクセスするにはどうしてもページ遷移が発生してしまいます。関連リストを辿って確認するのは、ちょっと面倒ですよね。
Mashmatrix Sheetには「連動シート」という機能があり、「取引先＞商談＞見積」といったように、親オブジェクトから子オブジェクトへと深く関連するデータを一覧で確認、編集することが可能になります。
上の動画にあるように「ある取引先に関連する取引先責任者」を1つの画面上から確認、編集するといった操作も自由自在。ページ遷移を繰り返して情報が分断されるストレスを解消できます。
※詳しくは以下の記事をご参照ください
Salesforceの複数オブジェクトのデータを連動表示しよう！「連動シート」の利用シーンと活用法
メリット3. 「ページ遷移ゼロ！シームレスな操作を実現」シートの埋め込み
Experience Cloudサイトで、ある「商談」の「見積」数パターンとそれらの「見積品目」を確認、編集したい場合、関連リストを辿って複数のページを行き来する必要があります。「どのページを見ていたんだっけ…？」と混乱してしまうことはありませんか？
Mashmatrix Sheetは、レコードページにシートを配置することが可能なので、画面遷移をなくして、シームレスにデータを確認、編集できます。
例えば、上の動画のように「商談」レコードページに「見積/見積品目」シートを配置すれば、商談ページ上から、その商談に関連する「見積」と「見積品目」をスムーズにチェックが可能です。Salesforce管理者であれば、エクスペリエンスビルダーからドラッグ＆ドロップするだけで設置が完了。外部のエンジニアに依頼したり、複雑なコードを書いたりする必要はありません。
現場の要望に合わせて、柔軟かつスピーディーに画面レイアウトを改善し続けることができます。
※詳しくは以下の記事をご参照ください。
【動画で分かる】Salesforceのページ遷移をゼロに！Mashmatrix Sheetで実現する「シームレス」な業務フロー
4．具体的な3つのユースケース
ケース1：代理店担当者による案件一括更新、見積一括作成
入力漏れを防ぎ、売上予測の精度を最大化
代理店担当者に「案件の詳細情報をすぐに更新してください」とお願いしても、忙しい現場では後回しにされてしまいます。
Mashmatrix Sheetなら、今月完了予定の全案件を1画面に並べて、
- フェーズの変更
- 完了予定日のスライド
- 次回の活動予定日
- ロストの理由の入力
などをExcelのような操作感でスピーディーに行えます。入力の心理的ハードルを下げることで、メーカー側は常に「最新のヨミ」を把握できるようになり、正確な売上予測が可能になります。
また、大量で複雑な見積明細の入力は骨の折れる作業です。Mashmatrix Sheetを使えば、Excelのようにコピペで入力できるので、スピーディに正確な見積が作成できます。
ケース2：代理店担当者による顧客・拠点情報の一括メンテナンス
顧客情報のメンテナンスは、担当者がセルフサービスで更新
B2Bビジネスでは、エンドユーザーの人事異動やオフィスの移転など、情報のアップデートが絶えません。しかし、Experience Cloudの標準画面でこれらの一件一件を更新するのは、代理店担当者にとって非常に重い作業です。
Mashmatrix Sheetを活用すれば、担当者は自身が担当する「顧客リスト」や「拠点の一覧」を1画面で確認し、変更があった箇所だけをExcelのようにすばやく書き換えることができます。
これにより、顧客データは常に最新の状態に保たれ、配送ミスや連絡漏れといったトラブルを未然に防ぐことが可能になります。
ケース3：販売店からの予測・実績データの収集
製品ごとの予実値の入力がスムーズに、集計は不要に
多くのメーカーでは、四半期や月ごとに販売店から「今期の売上予測」を収集し、自社の生産計画や在庫管理に役立てています。しかし、販売店側にExperience Cloudサイトから、何十種類もある製品レコードを1件ずつ開いて、数字を入れてもらうのは至難の業です。
Mashmatrix Sheetを活用すれば、「製品一覧」と「入力欄（予測/実績数）」をマトリックス形式にして、1つのシートに表示できます。（※時系列マトリックス変換）「4月・5月・6月」のように、横方向に月ごとのデータを並べられるので、Excelの表を埋める感覚で数値を一括入力できます。
データの収集がリアルタイムになり、本部は「今、どの製品の在庫を厚くすべきか」といった経営判断を、早く下せるようになります。
※時系列マトリックス変換はオプションでのご提供となります
5．まとめ：代理店担当者の入力負荷を下げ、利用率をあげよう！
本記事では、Experience Cloudの利用率が下がる要因とその解決策としてMashmatrix Sheetを活用する方法をご紹介いたしました。
代理店担当者の入力負荷を下げることで、Experience Cloudサイトの利用率が上がるだけではなく、鮮度の高いデータが揃うことで迅速な経営判断ができるようになります。Experience Cloud導入担当者のみなさま、ぜひMashmatrix Sheetを活用してみてください！
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